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Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

 

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

 

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

 

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente.  Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

 

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

 

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

 

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona. Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.
Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.
Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:                   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

 

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!
• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #VALOR!
• Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho provecho de esta función.

Cómo aplicar formato condicional en Excel

¿En alguna ocasión no has necesitado saber si estás por encima o por debajo del presupuesto? ¿Necesitas localizar un dato importante de una enorme lista? Existe una herramienta en Excel que te puede ayudar con todo esto y mucho más, es el Formato Condicional. Aunque puede ser un poco difícil de usar, conocer los conceptos básicos te ayuda a darle sentido a cualquier proyecto que estés trabajando

Pasos

1

Escribie los siguientes datos en Excel. Estos datos son importantes porque son el ejemplo para explicar el uso del Formato Condicional. Aunque puedes aplicar el formato condicional a celdas vacías, lo más fácil es ver si el formato funciona con datos preexistentes.

 

2

Haz clic en la celda que deseas dar formato. El formato condicional te permite cambiar el estilo de fuente (estilo del texto), el subrayado y color. El formato condicional también lo puedes usar para tachar texto, así como modificar los bordes y el sombreado de las celdas. Sin embargo, no se puede cambiar el tipo de la fuente (tipo de letra) o su tamaño. 

 

3

Cuando ya tengas los datos capturados en la hoja de cálculo, con el ratón haz clic en la barra de comandos de Excel en el menú "Formato", luego en la opción "Formato Condicional" para comenzar el proceso de formato bajo condiciones. En Excel 2007 lo puedes encontrar bajo el menú "Inicio", opción "Estilos" y "Formato Condicional".

 

4

Haz clic en el botón "Agregar >>" para que el formato utilice dos condiciones. En este ejemplo usaremos dos condiciones para ver cómo interactúan ambas. Excel permite un máximo de tres condiciones por celda. Si necesitas usar sólo una condición, omite este paso y continúa al siguiente.

5

Haz clic en "Agregar >>" para incluir y definir una condición adicional, o haz clic en "Borrar..." y escoge cuál condición deseas eliminar. 

6

Determina si tu primer condición se basa en el valor de la celda donde estás ubicado actualmente, o si se trata de otra celda o un grupo de celdas en otra parte de la hoja de cálculo.

7

Deja la condición como está (es decir, en el primer menú desplegable de "Condición" deja la opción como "Valor de la celda"), si la condición se basa en la celda actual. Pero si necesitas usar varias celdas, cambia esta opción a "Fórmula", y continúa con el siguiente paso. Para el caso cuando la Condición sea del tipo "Valor de la celda", haz lo siguiente:

• Selecciona el tipo de argumento que funciona mejor con el segundo menú desplegable. Para condiciones que manejan valores entre una posición baja y una posición alta, selecciona "entre" o "no está entre". Para condiciones con un sólo valor, utiliza otros argumentos. En el ejemplo se usará la opción de un único valor a través del argumento de "mayor que".
  
  
• Determina qué valor(es) debe(n) ser aplicado(s) al argumento. Para este ejemplo, estamos usando el argumento "mayor que" y la celda "B5" como el valor. Para seleccionar una celda, haz clic en el botón en el campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato condicional.
  
  8
  Para la Condición del tipo "Fórmula" puedes aplicar el formato condicional con base al valor de otra celda u otras celdas. Después de seleccionar "Formula", desaparecen todos los menús desplegables y lo que queda es sólo un campo de texto. Esto significa que puedes introducir cualquier fórmula de Excel que desees. En general, usa fórmulas sencillas y trata de evitar el texto o cadenas de texto. Ten en cuenta que la fórmula se basa en la celda actual. Por ejemplo, piensa que si tu celda actual es C5 y tiene la fórmula "=B5 >= B6". Esto significa que C5 cambiará su formato cuando B5 sea mayor o igual que B6. Este ejemplo se puede utilizar con la Condición de "Valor de la celda", pero la idea era nada más explicarte este caso. Para seleccionar una celda de la hoja de cálculo, haz clic en el botón del campo de texto. Esto minimizará el cuadro de formato condicional.

  • Por ejemplo: Imagina que tienes una hoja de cálculo con todos los días del mes en curso en la columna A, y tienes que introducir los datos en esta hoja de trabajo todos los días, pero te gustaría que todo el renglón asociado con la fecha de hoy esté iluminada. Para esto intenta lo siguiente: (1) Selecciona la tabla completa de datos; (2) Selecciona el formato condicional como se te explicó anteriormente; (3) Selecciona "Formula"; (4) Escribe en la línea de edición lo siguiente "= $A3=HOY ()", la columna A es la que contiene tus fechas y el renglón 3 es el primer renglón de datos (después de los encabezados). Ten en cuenta que el símbolo del pesos "$" está escrito y junto a la letra A, y no delante del 3; y (5) Selecciona tus formatos.
    
    9
    Haz clic en la celda que contiene el valor. Notarás que automáticamente se coloca el signo de pesos ($) antes de la fila y la columna. Esto hace que la referencia de celda no se mueva y permanezca con el mismo valor. Esto significa que si fueras a aplicar el formato condicional a otras celdas, al copiar y pegar, todas harán referencia a la celda original. Para desactivar esta opción, simplemente haz clic en el campo del texto y borra todos los signos de pesos. Si no quieres aplicar una condición utilizando una celda de la hoja, simplemente escribe el valor en el campo de texto del cuadro del formato condicional. Incluso puedes introducir texto, en función de los argumentos. Por ejemplo, no uses "mayor que" como argumento y "Juan Pérez" en el campo de texto. No se puede ser más grande que Juan Pérez... bueno, podrías, pero - ah no importa. En este ejemplo, la condición, si quieres enunciarla, se leería así: "Cuando el valor de esta celda es mayor que el valor en la celda B5, entonces..."

    

    10

    Aplica el tipo de formato. Ten en cuenta que quieres destacar las celdas del resto de la hoja, especialmente si tienes un montón de datos. Pero también quieres que se vea profesional. Para este ejemplo, queremos que el tipo de la letra sea de color blanco con "negritas" ("bold") y el sombreado sea de color rojo. Para empezar, haz clic en "Formato ..."

    

    11

    Selecciona el tipo de fuente que te gustaría tener. Selecciona "Celdas" y a continuación haz clic en "Bordes" y haz tus ajustes. Este ejemplo no realiza cambios en los bordes. Luego haz clic en "Tramas" y haz tus cambios. En cualquier momento puedes terminar de hacer tus cambios de formato, y entonces haz clic en "Aceptar".

    

    12

    Una vista previa del formato aparecerá bajo el argumento y los valores. Haz los cambios necesarios hasta que el formato sea el que deseas.

    

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    Continua con la segunda condición (y la tercera, si tienes) y sigue los pasos anteriores (a partir del sexto paso). Verás en el ejemplo que la segunda condición también incluye una pequeña fórmula "=B5*0.90" y tiene como condición "menor que". Esta fórmula toma el valor de la celda B5, y lo multiplica por 0.9 (también conocido como 90 por ciento) y aplica el formato si el valor es menor que eso.

    

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    Haz clic en "Aceptar". Ahora que has terminado todas tus condiciones. Una de dos cosas va a suceder:

    1. No hay cambios en el formato. Esto significa que las condiciones no han sido cumplidas, por lo que no se aplicó el formato condicional.
    2. Uno de los formatos que has seleccionado aparece porque una de las condiciones se ha cumplido.

    
    
    
    
    
    

    Consejos

    • Estos pasos funcionan con versiones de Excel 97 o posterior.
    • Se puede aplicar el mismo formato a toda una fila o una columna. En la barra de herramientas de Excel, haz clic en el botón de "Copiar formato" (aparece como una brocha amarilla) y luego seleccionar todas las celdas que deseas aplicar el formato condicional. Esto sólo funciona si el valor de la condición no tiene esos signos de pesos. Ten en cuenta que debes verificar muy bien las referencias de la celda.
    • También puedes aplicar el formato condicional a otras celdas, solo selecciona las celda que tienen el formato que deseas y cópialas. En seguida, selecciona aquellas celdas que desees aplicar el formato condicional, luego pégalo con "Pegado especial..." seleccionando la opción de "Formatos" sobre las celdas seleccionadas.
    • Puedes aplicar el formato condicional a datos que no importan o para que no se pierdan si se comete un error.
    • El formato condicional también se puede utilizar para sombrear reglones alternados.
    • Una aplicación muy útil de esta función es utilizarla para identificar productos de inventario que están por debajo de la cantidad necesitada. Ejemplo: Pon en "negrita" toda una fila o una celda cuando el valor de inventario sea menor que una cantidad especificada.
    • Una característica que le falta a Excel es la posibilidad de aplicar una "Copia y Pegado Especial sólo de Valores" para el formato condicional; de tal forma que el formato sea copiado pero las "fórmulas" del formato condicional desaparezcan. Esto ahorraría la memoria ocupada por las fórmulas. A continuación se muestra una macro de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) que realiza este tipo de pegado especial, copiando los datos de Excel a Word (que utiliza el formato HTML) y luego lo copia de regreso a Excel; Pero ten en cuenta, que esto es para usuarios con experiencia en macros de VBA: